Verwerkingsverantwoordelijk
Waarom verwerken jullie mijn gegevens?
Bureau ICE biedt veel producten en diensten aan. Om hierin zo goed mogelijk te ondersteunen, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens die hieronder staan uitgewerkt.
Marketing- en acquisitiedoeleinden
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens mogelijk voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze evenementen en overige marketingcommunicatie die voor jou relevant kunnen zijn, alsmede in het kader van een (inschrijving voor) een van onze evenementen. Wanneer je een van onze evenementen heeft bijgewoond, kunnen we tevens contact met jou opnemen voor feedback.
Het uitvoeren van een overeenkomst
Wij verwerken jouw gegevens voor zover dat nodig is in het kader van de producten of diensten die door ons worden geleverd, inclusief de uitwisseling van persoonlijke gegevens voor offertes, de uitvoering en voltooiing (inclusief facturering) van een bestelling of opdracht. Ook gebruiken wij jouw gegevens mogelijk om jou te informeren over de functionaliteit en gebruiksmogelijkheden van onze producten en diensten.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij verwerken jouw gegevens voor zover dat nodig is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Zoals bijvoorbeeld het verzamelen en opslaan van klantgegevens en het verstrekken van informatie aan de belastingautoriteiten en toezichthoudende autoriteiten.
Sollicitaties en recruitment
De gegevens die je met ons deelt indien je bij ons solliciteert (via e-mail/post, het sollicitatieformulier op onze website of via sociale media) of die wij via recruiters ontvangen, verwerken we om contact met jou op te nemen ten behoeve van onze sollicitatieprocedure en jouw sollicitatie te behandelen. Ook verwerken we gegevens in het kader van (een inschrijving voor) een stage bij ons bedrijf.
Toegangscontrole en cameratoezicht gebouwen
Ten behoeve van veiligheidsdoeleinden (ontruiming in geval van calamiteiten) houden wij een lijst bij van bezoekers aan ons bedrijfspand. Daarnaast hebben wij cameratoezicht rondom ons pand.
Gebruik en verbetering van onze website
Wij verwerken statistische gegevens over het bezoek aan en gebruik van onze website. Dit doen we om de inhoud, indeling en het gebruik van onze website te analyseren en te verbeteren.
Overige verwerkingen
Tot slot kunnen we jouw gegevens ook verwerken om eventuele vragen of klachten te behandelen.
Welke gegevens verwerken jullie van mij?
Wij verwerken persoonsgegevens van (medewerkers van) onze klanten, leveranciers en overige relaties, van sollicitanten, alsmede van websitebezoekers. Wij verkrijgen jouw gegevens (i) van jou, (ii) van derden (zoals bijvoorbeeld klanten, leveranciers en ketenpartners), of (iii) uit openbare bronnen, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Gegevens die wij mogelijk verwerken zijn:
- basisinformatie zoals jouw voor- en achternaam, titel, geslacht;
- contactgegevens zoals jouw e-mailadres, postadres, telefoonnummer, het bedrijf waar je werkt en jouw functie;
- financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer en gegevens over jouw financiële/economische situatie;
- IP-adres en statistische gegevens over jouw gebruik van onze website;
- persoonsgegevens die jij ons geeft als jij bij ons solliciteert, zoals een sollicitatiebrief, CV, geboortedatum, opleidings- en loopbaangegevens;
- alle overige persoonsgegevens die wij van of over jou verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doeleinden.
We verwerken niet altijd alle bovenstaande gegevens, dit is afhankelijk van het soort relatie, de dienst waar het omgaat en/of (indien van toepassing) de toestemming die je ons heeft gegeven.
Waarom ontvang ik nieuwsbrieven/commerciële uitingen van jullie?
Nieuwsbrieven/commerciële uitingen versturen wij alleen als er een optin is gegeven door jou. Deze optin kan je hebben afgegeven tijdens bijvoorbeeld een bestelling, een inschrijving voor de nieuwsbrief of bij een webinar.
Als je ons hebt ontmoet op een locatie zoals een beurs of tijdens een klantbezoek, kan het zijn dat wij jouw contactgegevens opslaan vanwege een actie of een door met u gemaakte afspraak. Je geeft jouw gegevens altijd via een digitaal formulier en wij gebruiken deze gegevens alleen voor het doel waarvoor je de gegevens hebt opgegeven.
Naast de rechtstreeks gegeven optin kan Bureau ICE ook gebruik maken van de ASSU-database. Als je je hebt registreert bij ASSU, betekent het dus dat je berichten van ons kunt ontvangen. Wil je meer weten over ASSU? Klik dan hier.
Afmelden nieuwsbrieven/commerciële uitingen
Soms wil je geen berichten meer ontvangen, dat kan. Je kan je voor onze nieuwsbrieven/commerciële uitingen uitschrijven via de button die in elk bericht staat, maar je kan ons ook benaderen via privacy@bureau-ice.nl of bellen naar onze klantenservice 088 556 9800.
Hoe beveiligen jullie mijn persoonsgegevens?
Beveiliging van jouw persoonsgegevens vinden wij erg belangrijk. Daarom hebben wij passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen genomen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies of gebruik van gegevens voor andere doeleinden dan waarvoor jij toestemming hebt gegeven.
We zorgen er bijvoorbeeld voor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is, en overdracht van de gegevens wordt beschermd door passende beveiligingsmaatregelen zoals beveiligde verbindingen en firewall. Bureau ICE heeft een actueel informatiebeveiligingsbeleid en neemt voortdurend passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van persoonsgegevens te garanderen.
ISO-certificering
Wij zijn ISO 27001 gecertificeerd. Dit betekent dat elk jaar onze technische, fysieke en organisatorische maatregelen op het gebied van beveiliging door een externe auditor worden beoordeeld. Meer informatie over de ISO-certificering vind je hier.
Responsible disclosure
Bureau ICE voert een responsible disclosure beleid. Hierin wordt gebruikers die een kwetsbaarheid in het systeem ontdekken verzocht om deze op verantwoorde wijze te melden, zodat [bedrijf] zo snel mogelijk maatregelen kan treffen. Dit draagt bij aan de online veiligheid en het beheersen van de kwetsbaarheid van ICT-systemen.
Gebruiken jullie social media?
Bureau ICE heeft een Facebook-account. In dit geval zijn Bureau ICE en Facebook gezamenlijk verwerkersverantwoordelijk. We zijn dus beiden verantwoordelijk voor de bezoekersdata van het Facebook-account. In samenwerking met Facebook wordt op de volgende onderdelen data verzameld: likes op de Facebookpagina, de zichtbaarheid van de posts en de demografische informatie van personen die onze posts hebben bereikt. De data wordt verzameld voor rapportagemogelijkheden. De data die wij bij Facebook verzamelen, zullen wij nooit koppelen aan de data die verder in dit privacy statement vermeld staat.
Op onze website hebben sommige pagina’s ook social plugins van LinkedIn, Facebook en Twitter. Dit zijn bijvoorbeeld knoppen waarmee je een artikel kan delen. De data die wordt verzameld door deze social plugins wordt niet met ons gedeeld.
Wij raden aan om de privacy statements van Facebook, LinkedIn en Twitter goed door te nemen.
Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
Sinds de AVG heb je als persoon meer rechten gekregen. Je mag ons vragen om inzage in jouw persoonsgegevens en/of deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, en of te beperken. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan de website van de AP. Als je hiervan gebruikt wilt maken, dan kan je ons per e-mail benaderen via privacy@bureau-ice.nl of bellen naar onze klantenservice 088 556 9800.
Als je je gegevens bij ASSU wilt bekijken of je daar wilt uitschrijven, dan kan je dat via de website van ASSU doen.
Houd er alsjeblieft rekening mee dat de rechten van personen onder de AVG onderworpen zijn aan bepaalde beperkingen en niet altijd mogen worden verleend. Het is mogelijk dat wij gedeeltelijk of volledig niet (kunnen) voldoen aan jouw verzoek. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten van derden en de legitieme belangen van Bureau ICE. Als we een bepaald verzoek niet kunnen inwilligen, zullen we jou hiervan op de hoogte brengen met een passende motivering.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de autoriteit. Uiteraard zouden wij het fijn vinden als je eerst contact met ons opneemt, zodat we kunnen kijken of we er samen uit kunnen komen.
Welke bewaartermijnen hanteren jullie?
Als wij jouw data twee jaar niet hebben gebruikt, verwijderen wij jouw data. Als je jezelf uitschrijft, dan stoppen we meteen met de verwerking van jouw gegevens.
Voor sollicitaties geldt dat we een bewaartermijn hanteren van 4 weken na het sluiten van de vacature of één jaar na toestemming van jou.
Delen jullie mijn gegevens met derden?
Wij delen jouw gegevens niet met derden, tenzij jij hier zelf opdracht voor geeft of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke of rechterlijke verplichting.
